员工从申请出差到报销结束，并不意味着企业的差旅管理就此完成，相反，在此过程中形成和沉淀下来的数据，恰恰是差旅管理进一步完善的开始。
“数据和分析不但能让企业在与酒店及航空公司商讨价格时更有把握，更能有助他们制定一个有效的差旅管理政策及覆盖出差前、中、后的流程，从而减省将来的差旅支出。”美国运通副总裁李马可(Marco Pellizzer)表示。
数据无处不在
可以说，差旅管理的数据线索无处不在。
从大的方面来说，包括公司全年的订票额度，平均价格水平，采用最多的航空公司和酒店信息等;而从小的方面来说，则涉及员工的出行轨迹，差旅选择的行为偏好等等。
“新公司拿这些数据来制定差旅政策，对于成熟的公司，每年要拿这些数据来进行分析，反观政策是否用到实处，有多少是没有实现的成本节约，哪些环节出现了过多支付。”某大型跨国公司采购部负责人王丹(化名)说。
不过面对海量的数据，企业往往无所适从，不仅分析起来不知从何下手，而且光是数据的收集和跟踪就已经力有不逮，即便对于大型的跨国公司来讲，差旅管理中的数据“盲区”也大量存在，比如，许多企业在票务跟踪上就遇到很大的挑战，“公司不清楚员工哪些预订过的机票因没有使用而作废，这部分的浪费太多了，越是大的企业，这部分损失就越是惊人。”国航销售部客户开发高级经理韩燕就曾表示。
无法做到完全的集中化管理是造成数据遗失的原因之一，因此对于企业来说，就要借助各种“外脑”来做更加全面的数据收集，这些渠道可以是公司内部的报销系统，也可以来自于差旅公司，还包括航空公司和酒店等供应商，当然，银行信用卡也是一个可能的选择，“借助这些数据叠加对比，进而得出更加真实有效的差旅图谱。”王丹说。
应用大有可为
有了数据的指引，企业的差旅成本就不是被动的消耗，而是更优化的资源配置。借助于此，企业就如同李马可所说的那样，可以“视差旅为一项投资，并尽力将这项投资的回报率最大化”。
一些比较直接的应用已经被很多大企业所采纳，比如公司全年的航空机票花销与2012年同期的比较，或者是与同期市场平均价格的比较，以此来判断公司差旅政策是否有效;而通过数据分析可以发现公司最常用的10条航线，在这些航线上会跟航空公司进行价格谈判，或者是保证高峰期预留一些位置。
但是，这些还只是数据分析的初级阶段，据介绍，德国嘉惠的全球数据报告系统能够提供百余种不同的数据维度，其中包括企业不同的成本中心和部门、时间、城市、航空公司、酒店等等，企业可以按照自己的需求匹配提炼出不同模块的组合，比如某一个部门在某一个城市，某一段时期内的差旅支出特点，甚至可以细化到某一类高管的差旅政策执行情况如何。
而如果把数据分析细化，就会发现其中更大的价值所在，比如公司可以通过大客户协议与航空公司在某条航线上争取低价，但或许在其他的航线上被航空公司抬高了价格，而通过全球化航线数据的集中呈现，能够让管理者看到一个更全面的企业差旅图谱，使其做出整体成本的优化方案，而不会局限于某一条航线。
同时，数据挖掘的效应还能使公司为员工提供更多的便利性，“比如一些公司在北京和上海需要频繁飞行，每晚在一个航线上会固定保持一定的数量，这些信息能够让航空公司有针对性地安排所需机型。”韩燕表示，这样航空公司就会响应大客户的需求做出调整。
而对员工行为的分析则有利于对差旅政策进行进一步的微调，使之更有针对性，比如员工在订购机票的时候，其中有些是直接订往返票，而有一些是订单程票，那么公司发现后者占比较多的时候，就会在差旅政策中有所体现，借此来鼓励员工订往返票;同时通过了解员工出行轨迹，公司会清晰掌握员工的差旅坐标，可以适时向员工推送共同租车出行的建议。
“如果有准确、综合、全面的数据提供支持，企业在内控和外控上都有更大的空间，不仅体现为成本节约，也更有利于员工管理。”德国嘉惠国际中国区总经理王璐指出，数据在企业差旅管理中会发挥越来越重要的作用。
